Pelle Sten

Så fyller du en redaktionell kalender

redaktionell-kalender

Ok! Du vill börja använda en redaktionell kalender – men hur gör du?

Starta en inventering. Den här skiljer sig naturligtvis beroende på vad det är för företag eller organisation som du jobbar på. Men i stora drag är det samma process.

Inventeringen består av tre delar:

  • Vad vill organisationen kommunicera det närmaste halvåret? Prata med marknadsavdelningen och/eller ledningen.
  • Vilka aktiviteter ska organisationen genomföra det närmaste halvåret? Tänk på att det kan vara olika delar av organisationen som arrangerar olika aktiviteter.
  • Vad händer i omvärlden? Vilka är de övergripande trenderna under det kommande året? Vad finns det för några kulturellt relevanta datum som ni kan hänga på? (Som semmeldagen, festivaler eller deklarationsdagen.) Vad gör konkurrenterna? I vilka kanaler hänger våra målgrupper nuförtiden? Analysera vad av det som ni har publicerat under det senaste året som har konverterat.

Ta fram en lista över teman

Den här inventeringen resulterar i en lång lista med händelser som kan läggas in i kalendern men den genererar också ett underlag för att planera teman, innehållsformat och kanaler.

Teman är ett sätt att hålla ihop ett gäng publiceringar i flera olika kanaler som alla handlar om ett särskilt ämne som organisationen vill kommunicera om. Det är ett bra sätt att skapa genomslag.

Om ni ska delta i en konferens eller annat större event kan ni skapa ett tema genom att publicera flera olika sorters innehåll kopplat till det ämnet före, under och efter eventet. När vi ska delta i Webbdagarna tillsammans med Contentful och Parks and Resorts publicerar vi både poddavsnitt och blogginlägg om Parks and Resorts digitala transformation, hur Contentful passar in i en mikrotjänst-lösning på Parks and Resorts och intervjuer med våra utvecklare om Contentful.

Det är bra att börja med att planera periodens teman för att skapa en övergripande struktur. Leta sedan efter relevanta temadagar och sedan tidigare planerade aktiviteter för att se var i kalendern det finns datum som i sig är underlag för innehåll.

Gör en ideation-workshop

När det väl finns en koll över vilka kanaler organisationens olika målgrupper befinner sig i, vilka aktiviteter kommunikationen måste stödja och vilka övergripande teman kommunikationen ska handla om under perioden är det dags att lista vad det faktiska innehållet ska vara.

Nu är det dags att helt enkelt sätta sig ner i grupp och tillsammans brainstorma en så lång lista som möjligt med olika uppslag. Det kan handla om specifika artikelidéer och idéer om artikelserier (som ”En dag på jobbet med…”).

Vi tycker att det är enklast att börja med en post-it-övning där alla får skriva ner så många idéer som möjligt på post-it-lappar under en begränsad tid. När alla presenterar sina idéer finns det några olika sätt att dokumentera arbetet. Ett sätt är att föra in dem direkt som poster i Trello och då också anteckna tankarna som kommer fram angående idén (bakgrundsinformation och potentiella intervjupersoner till exempel). Ett annat sätt är att låta var och en presentera sina lappar och samtidigt låta deltagarna gruppera idéerna i kluster för att se om det finns teman som ni har missat. Avslutning rekommenderar vi att försöka notera ansvariga för så många Trello-poster som möjligt.

Efter ideation-workshopen ska den som ansvarar för processen städa upp Trello-planeringen och samla poster i tema-kolumner, lägga till att göra-listor i posterna och, framför allt, sätta deadlines på alla idéer.

Planeringen i sammanfattning:

  • Temaplanering. – Vad fokuserar organisationen på? Vilka ämnen kan vi kommunicera med för att visa vilket värde organisationens arbete har?
  • Lista potentiella inlägg. – Ideation-process tillsammans med så många inblandade (kommunikatörer, marknadschefer, stakeholders och så vidare) i organisationens kommunikation som möjligt. Detta sker antingen en gång per år eller kontinuerligt över året.
  • Sammanställ kalendern. – Lista alla teman, aktiviteter och publiceringar i ett format som redaktören kan jobba med och kommunikationschef och styrelse kan ta del av. Kalendern ska helst innehålla allt innehåll som organisationen publicerar, oavsett ansvarig eller kanal det publiceras i. Det gäller allt från annonskampanjer till Facebook-poster.