Pelle Sten

Så minskar du innehålls-stressen

Alla har nytta av en redaktionell kalender. Ja, alla som jobbar som publicister. Och alla som publicerar innehåll, vare sig det är på Instagram, Facebook, en blogg, på YouTube eller i en tidning, är publicister.

Post-it som kalender

Jobbar du med kommunikation på ett företag eller i en organisation har du säkert råkat ut för något av de här scenarierna:

  • Din chef kommer springande med andan i halsen och undrar stressat hur det går med än den ena och än den andra publiceringen. Själv vet du att allt är under kontroll men du blir stressad av chefens stress.
  • Du jobbar på kommunikationsavdelningen och samtidigt som ni publicerar något i en kanal publicerar marknadsavdelningen (eller en byrå på uppdrag av dem) ett helt annat budskap i (om ni har tur) en annan kanal.
  • Plötsligt en dag säger någon, ”Det är ju i dag som det där sker, vem har förberett publiceringen kopplat till det?”. Alla tittar på varandra.

I det första exemplet kan du ha en egen kalender, post-it-lappar eller något annat system för att hantera dina arbetsuppgifter. Men för att chefen ska kunna känna lugn och ro måste det antingen vara en väldigt tydlig fysisk kalender på någon vägg som chefen naturligt passerar eller ett digitalt verktyg som går att kolla var som helst.

I det andra exemplet kan det räcka med att marknads- och kommunikationsavdelningarna sätter sig ner och fikar och pratar regelbundet, men för att informationen inte ska försvinna om någon är sjuk eller slutar är det bra att informationen finns tillgänglig digitalt.

I det tredje exemplet handlar det om att det är viktigt att inte bara ha koll på när saker sker utan vem som ansvarar för det och när de ska leverera innehållet för godkännande och distribution.

Rebel & Birds redaktionella kalender

Så gör vi på Rebel & Bird

På Rebel & Bird är vi bara två personer som jobbar med innehåll men vi har mycket annat att göra, därför är det viktigt att strukturera arbetet.

Därför har vi en gemensam yta i verktyget Trello där vi har satt upp ett antal kolumner för att sortera våra planerade kommunikationsinsatser. Det är planerade jobb, olika teman kopplade till Growthpodden, artiklar och annat innehåll vi jobbar med just nu och sist samlar vi allt som har publicerats.

Processen att skapa, godkänna och publicera innehåll är inte alltid helt spikrak. Därför har vi valt att använda ett antal kolumner där vi samlar inte bara det vi jobbar med utan även det som är klart men väntar godkännande och sådant som är klart men ska publiceras vid ett senare tillfälle.

Ett exempel på en ren redaktionell kalender

Grunden för ett bra redaktionellt flöde

Min rekommendation är att du börjar med ett system som innehåller en in-kolumn (där även andra kan skicka in förslag på innehåll), en att göra-kolumn och en plats för det som är klart. Nästa steg är att lägga till kolumner för det som är klart men ska godkännas av någon annan.

Att bara sätt upp ett antal kolumner i Trello är dock inte en redaktionell kalender. Det viktiga är att sätta deadline och en ansvarig på alla poster.

Vill du göra mer kan du till exempel kategorisera posterna efter vilka kanaler de ska publiceras i eller vilket tema de tillhör.

Checklista

Trello-posterna är en bra plats att samla underlag till vad som ska göras – och varför. Men du kan också använda dem för att samla interaktiva att göra-listor. Det gör att du kan hålla nere antalet Trello-poster.

En annan bra funktion i Trello är att det går att lägga till flera personer på en post, så att det går smidigt att tillfälligt flytta över ansvaret till någon annan, till exempel när ett blogginlägg ska godkännas.

Så fyller du en redaktionell kalender

Ok, så nu har jag, förhoppningsvis, övertygat dig om värdet av en redaktionell kalender. Det här är några handfasta råd om hur du kommer i gång med arbetet.