Tre arbetssätt för design som vi tar med oss post-pandemin

Att arbeta i team hemifrån kan vara utmanande på många sätt. Men det har också visat sig ha flera fördelar. Under det senaste året har vi på Rebel and Bird kontinuerligt utvärderat våra processer för att säkra kvalitet och hög produktionstakt i våra leveranser. Kajsa Gelin och Oskar Westöö, UX- och visuella designers, delar med sig av tre arbetssätt för design som kommer fortsätta vara del av vår process även post-pandemin.

Prototyper - för förståelse och delaktighet 

Användning av prototyper är standard för de som arbetar med design och produktutveckling. Det vi har gjort under det gångna året är att vi har utvecklat hur vi arbetar med prototyperna och fokuserat på hur de kan stötta oss i våra processer, både internt och med kund. 

Den största skillnaden jämfört med tidigare är att vi har ökat användandet av prototyper i samarbetet med våra beställare. Kunden får nu ta del av prototyperna i ett tidigare skede av processen. Tanken är att vi vill att kunden så snart som möjligt ska få en uppfattning av hur den färdiga lösningen kommer att se ut och kännas genom att se hela flödet och alla funktioner. Ju snabbare vi designers får feedback av beställaren, desto bättre. Tidig input på designen och upplevelsen säkerställer att vi är på rätt spår och minimerar risken för att vi lägger tid på sådant som senare inte blir del av slutresultatet.  

Att fort få prototyper på plats driver oss designers till att bli användare i ett tidigt stadium av processen. Det gör att det snabbt blir tydligt vad som saknas i lösningen. Detaljer som vi kanske inte har tänkt på blir tydliga då vi klickar oss runt i gränssnittet, jämfört med att endast se över bilder och mockups. 

Vi ser också ett stort värde i att mer ovana beställare och användare med mindre teknisk kompetens ges möjlighet att inkluderas i processen på ett sätt som tidigare var svårare att få till. Nu, då användarna erbjuds att uppleva produkten i prototypversion får vi även in deras viktiga feedback kring hur de tycker att det vi gjort fungerar och känns. 


Test och feedback - för maximal mängd data 

Kvalitativ och kvantitativ data lägger grunden för bästa slutresultat i våra leveranser. Under pandemin har vi inte kunnat arbeta med feedback och datainsamling på samma sätt som tidigare. Vi har exempelvis inte kunnat dema våra produkter eller intervjua användare på fysiska möten. Istället har vi digitaliserat processen för insamling av input och testresultat från kund och användare helt genom att använda oss av verktyget Maze. Detta nya sätt att arbeta ger ett mycket bredare och dynamiskt underlag jämfört med tidigare arbetssätt. 

De största fördelarna med att arbeta med digital feedbackinsamling som vi ser är att:

  • Vi får in mer relevant feedback genom att vi via detta sätt att arbeta kan styra vilken input vi får av användarna.
  • Det säkerställer att alla som tillfrågas får chans att ge feedback på hela produkten.
  • Alla, även de som inte talar mest på möten, eller personer som behöver längre tid på sig att tänka, får ge sin input.
  • Vi får en mer heltäckande bild av hur användarna beter sig då de använder produkten. Maze kopplas till våra prototyper för att vi ska kunna genomföra kvantitativa undersökningar. Användarna får en uppgift, sen kan vi följa hur de agerar och slutligen analysera beteendet, exempelvis hur lång tid vissa steg tar för användaren att utföra. Vi kompletterar även den kvantitativa datan med kvalitativ data då vi intervjuar alla användare individuellt om upplevelsen av användningen av produkten. 
  • Det är tidseffektivt. Tidigare åkte vi runt och träffade användare för att dema, genomföra tester och ta in feedback. Nu kan vi på ett smidigt sätt nå användare världen över och dessutom få in bättre data. 


Utvecklad kommunikation- och dokumentationsstruktur 

God kommunikation och dokumentation har alltid varit viktiga faktorer för lyckade samarbeten och leveranser. Välfungerande strukturer för detta kan påverka produktionstakten och kvaliteten i ett projekt avsevärt. 

Under det gångna året har behovet och värdet av tydliga processer för detta varit väldigt märkbart. Därför har vi de senaste månaderna tagit tillfället i akt och utvärderat och utvecklat hur vi kommunicerar och dokumenterar, både internt i våra team, men även med kund. 

I vår vardag förekommer möjliga situationer där missförstånd kan uppstå. Vi är många personer med olika roller i våra team som just nu sitter utspridda på olika håll.

Samarbetet med våra kunder har också ställts inför nya utmaningar i och med att vi arbetar hemifrån. Relationsskapande, kravställning, godkännanden och den kontinuerliga utvecklingen av scopen i våra projekt har behövt ske helt digitalt.

Tidigare har vi kunnat förlita oss på möten och mötesdokumentation. Det som har tillkommit under pandemin är att vi nu dokumenterar i fler led och på ett mer detaljerat sätt. 

Internt är den största skillnaden att vi har höjt nivån, kring hur vi dokumenterar, avsevärt. Dokumentationen skall nu vara mer detaljerad och helhetstäckande jämfört med tidigare. Målet är att det vi i teamen skriver skall vara så bra att det förekommer alla möjliga missförstånd som kan ske i samarbetet inom ett distribuerat team. 

Ett exempel på detta är att vi i teamen nu arbetar med mer utförliga beskrivningar av våra user stories. Nu specificerar vi designers inte bara de tekniska kraven utan även deras möjligheter och hinder. På så sätt blir det lättare och mer tidseffektivt vid överlämningen till nästa person som ska arbeta på samma funktion.

Den största och mest värdeskapande förändringen vi har gjort kring dessa processer är att vi utvecklat formen för våra kunder att kravställa genom att ha introducerat en user story-mall. Det finns två vinster med detta. Dels ges kunden möjlighet att på ett detaljerat sätt förklara grundkraven i sin kravställning, dels hjälper mallen oss att tillsammans med kunden hålla fokus på det önskade värdet av en user story vilket är det som senare gör att vi kan mäta om vi lyckats nå kraven för produkten eller ej.